TL;DR: Excel deja de valer el 1 de julio de 2026 con la entrada de Verifactu para autónomos en estimación directa. Excel no firma digitalmente, no envía a la AEAT en tiempo real, no genera QR ni numeración inalterable. Sanción si insistes: 1.000 € por factura. Migrar antes de junio te deja margen para no llegar tarde y conservar tus datos históricos en CSV.

Hay autónomos que llevan 10 años facturando con Excel. La cosa funciona: cuatro casillas, una fórmula de IVA, imprimir el PDF y mandarlo. Pero el 1 de julio de 2026 se acabó.

Con Verifactu obligatorio para autónomos en estimación directa, las facturas tienen que estar firmadas digitalmente y enviadas a la AEAT en tiempo real desde un software homologado. Excel no firma. Excel no envía. Excel no homologa.

Este post explica cuándo es el momento de migrar, qué pasa si no lo haces, y cómo migrar sin perder datos.

No es asesoría fiscal — para casos particulares consulta con tu gestor.

Por qué Excel deja de valer en 2026

Verifactu (RD 1007/2023) exige tres cosas que Excel no puede hacer:

Firma digital de cada factura con tu certificado.
Cadena hash entre facturas (cada una incluye el hash de la anterior).
Envío inmediato del XML a la AEAT.

Adicionalmente:

QR obligatorio en cada factura (Excel no lo genera).
Numeración correlativa inalterable (Excel deja modificar cualquier celda).
Software homologado registrado en la lista AEAT (Excel no está).

Excel es modificable a posteriori sin trazabilidad. Esa propiedad lo hace útil para mil cosas — pero incompatible con cumplimiento Verifactu.

Qué pasa si insistes en Excel después del 1 julio

Tres consecuencias:

1. Sanciones AEAT

1.000 € por factura emitida sin Verifactu.
Hasta el 1 % de tu facturación anual como sanción acumulada.

Sobre 50.000 € facturados al año, son hasta 500 € sancionados. Y Hacienda lo detecta porque cruza tu Renta con los registros que deberían estar en su sistema.

2. Tu cliente no puede deducir el IVA

Una factura sin Verifactu no es válida para que tu cliente la deduzca en su 303. Si trabajas con empresas o comunidades, te van a devolver la factura.

Para autónomos que trabajan con administradores de fincas y empresas, esto es muerte comercial. La administradora no te paga sin factura válida.

3. Bandera roja en inspección

Si Hacienda detecta que llevas un año sin enviar facturas Verifactu pero figuras como autónomo activo, te ponen en lista de inspección. La inspección revisa también los 4 años anteriores. No es un problema solo del presente.

Cuándo es el momento exacto de migrar

Cuanto antes mejor, pero el último plazo razonable es mayo de 2026. Calendario sugerido:

Mayo 2026: eliges software, sacas certificado FNMT (ver esta guía), migras tu base de clientes.
Junio 2026: pruebas el software en paralelo (algunas facturas con Excel, algunas con software, comparas).
1 julio 2026: cambio total. Excel a la papelera.

Si dejas la migración para finales de junio, te encontrarás con:

Servidores FNMT saturados (todos los autónomos pidiendo certificado a la vez).
Software con tickets de soporte saturados.
Tu primer 130/303 del trimestre con datos a medias entre Excel y software.

Cómo no perder datos al migrar

Paso 1 · Exporta tu Excel a CSV

Casi cualquier Excel se exporta a CSV con Archivo → Guardar como → CSV (UTF-8). El CSV es un formato plano que cualquier software de facturación puede importar.

Estructura típica de tu CSV de clientes:

Nombre	NIF	Dirección	Teléfono	Email
María García López	12345678X	C/ Mayor 5, Madrid	600…	maria@…
…	…	…	…	…

Para facturas históricas:

Nº factura	Fecha	Cliente	Base	IVA	Total	Estado
2025-001	12/01/2025	María	540	113,40	653,40	Pagada
…	…	…	…	…	…	…

Paso 2 · Importa en el software

Cualquier software con importador (Plenia, Holded, Quipu, STEL Order) acepta CSV. Tarda 5 minutos.

Las facturas históricas se importan como referencia, no como facturas Verifactu. Las facturas pre-julio 2026 se quedan tal cual estaban (no necesitan firma retroactiva). Las nuevas, desde 1 julio, ya van por Verifactu nativo.

Paso 3 · Continúa numeración

Si tu última factura en Excel fue 2026-058, configura el software para que la siguiente sea 2026-059. No reinicies la numeración — tiene que ser correlativa para Hacienda.

Paso 4 · Conserva el Excel 4 años

Aunque ya no lo uses, guarda el archivo Excel en un sitio seguro 4 años (Drive cifrado, USB en cajón). Hacienda puede pedirte facturas históricas en una inspección.

Por qué Excel ya tampoco era buena idea antes

Aunque legalmente cumplía hasta 2025, Excel tenía problemas:

Errores manuales: una fórmula mal pegada y el IVA sale al 0,21 % en vez del 21 %.
Sin numeración robusta: dos facturas con el mismo número generan inspección.
Sin captura de tickets: tienes que escribir cada gasto a mano.
Sin asociación con clientes: si quieres ver “todas las facturas a María”, scroll infinito.
Sin histórico de cambios: Hacienda no puede ver si modificaste una factura después.
Dependencia del archivo: si se corrompe, pierdes todo.

Para autónomos con 5-10 facturas/mes, Excel era frágil. Para 30+ facturas/mes, era pesadilla.

El argumento “es que Excel es gratis”

Excel cuesta:

365 €/año (Microsoft 365 Personal con Office Excel) o 0 € (Google Sheets / LibreOffice).

Plenia Solo cuesta 5,99 €/mes = 71,88 €/año. En cualquier caso, hablamos de 6-30 € extra/mes sobre la opción gratuita.

Para 5-10 facturas/mes, esos 6-30 €/mes te:

Te ahorran 2-4 horas/mes de gestión (1 hora ahorrada vale más de 6 €).
Te quitan el riesgo de Verifactu mal cumplido (1.000 €/factura sancionada).
Te dan presupuestos firmables, captura de tickets con IA, registro horario, cierre fiscal trimestral.

El argumento “Excel es gratis” no se sostiene una vez Verifactu entra en vigor.

Cómo migrar a Plenia desde Excel

Exporta tu CSV desde Excel.
Crea cuenta Plenia y configura tu profesión, IAE, certificado FNMT.
Importa el CSV desde Ajustes → Importadores → Excel/CSV.
Verifica los datos importados.
Configura tu serie de factura continuando la numeración desde donde estabas.
Empieza a facturar desde Plenia.

Tarda 30-45 minutos en total. La curva de aprendizaje del software es < 1 día (no necesitas curso).

En resumen

Excel deja de cumplir el 1 de julio de 2026 con Verifactu.
Sanciones de 1.000 €/factura mal emitida + factura inválida para tu cliente.
Migra antes de mayo 2026. Junio será caos en FNMT y soportes.
Exportar CSV → importar en software → continuar numeración. 30 minutos.
El argumento “Excel es gratis” se cae cuando se cuenta el riesgo y el tiempo perdido.

Para qué software elegir, Holded vs Plenia. Para sacar el certificado digital obligatorio, esta guía.

Excel vs software de facturación · Cuándo migrar siendo autónomo