Registro horario obligatorio · RD 8/2019 explicado en 2026

TL;DR: El RD 8/2019 obliga a registrar la jornada diaria de cada empleado desde el primer trabajador, sea autónomo o empresa. Tres requisitos: registro diario fiable de entrada/salida, conservación 4 años, y consulta accesible a Inspección, trabajador y representantes. No aplica a autónomos sin empleados. Sanción: 626-6.250 € por trabajador. Fichaje desde móvil con CSV exportable cumple por defecto.

Desde el 12 de mayo de 2019 entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019 que obliga a todas las empresas — incluyendo autónomos con empleados — a registrar la jornada diaria de cada trabajador. La Inspección de Trabajo lo está revisando con frecuencia desde 2023.

Si tienes 1 oficial o más, la obligación es tuya, no del empleado. Te explico cómo cumplirlo sin que se convierta en un quebradero.

No es asesoría laboral — para casos particulares consulta con tu gestor.

Qué exige el RD 8/2019

Tres obligaciones concretas:

1. Registrar la hora de entrada y salida de cada trabajador, todos los días.
2. Conservar los registros 4 años, accesibles para Inspección de Trabajo.
3. Permitir consulta al trabajador, sus representantes y la Inspección.

El registro tiene que ser diario y fiable — no vale “trabaja de 9 a 17, hago una hoja al final del mes”. Tiene que reflejar las horas reales.

A quién aplica

Aplica a cualquier autónomo o empresa con empleados por cuenta ajena, sin importar:

• El tamaño (1 empleado o 1.000).
• El sector.
• El tipo de contrato (indefinido, temporal, formación, parcial).

No aplica a:

• Autónomo solo (sin empleados).
• Subcontratación de otro autónomo (ese registra su propia jornada si tiene empleados).
• Familiares de primer grado del autónomo si están dados de alta como autónomos colaboradores (no son por cuenta ajena).

Qué hay que registrar exactamente

Para cada empleado, cada día trabajado:

• Hora de inicio de jornada.
• Hora de fin de jornada.
• Pausas (algunos convenios obligan a registrarlas, otros no).
• Identificación clara del trabajador.
• Fecha.

No hay un modelo oficial. Lo importante es que sea fiable (que la Inspección crea que esos datos son reales) y accesible.

Métodos válidos

La norma no impone tecnología. Vale cualquier método que cumpla:

• Hoja en papel firmada por el trabajador: legal pero engorroso, fácil de extraviar.
• Excel: legal pero la Inspección sospecha (es modificable a posteriori sin trazabilidad).
• App móvil con timestamp: ideal. Inalterable, geolocalizable, con firma digital.
• Sistema biométrico: huella, cara. Cuidado con RGPD — necesitas justificación legal específica.
• Tarjeta o llavero RFID en la oficina: válido para trabajos sedentarios.

Para fontaneros, electricistas y manitas que están todo el día en obras distintas, app móvil con timestamp es lo correcto.

Sanciones por no cumplir

Gravedad	Multa
Leve (registro incompleto)	60-625 €
Grave (no registro o registro falso)	626-6.250 €
Muy grave (con perjuicio al trabajador)	6.251-187.515 €

La Inspección hace visitas sorpresa. Si te pide los registros y tardas más de 24 h en entregárselos, ya empieza con multa por obstrucción.

Cómo se hace una inspección

Típicamente:

1. Notificación (a veces sin previo aviso si tienen indicios).
2. Petición de registros del último año o de un trabajador concreto.
3. Cruce con la información de la Seguridad Social y testimonios del trabajador.
4. Si todo cuadra, archivado. Si hay discrepancias, multa.

Si la Inspección detecta horas no pagadas, la multa es por la base reguladora del convenio + recargo + Hacienda te cruzará por IRPF/SS no pagada.

Pausas y horas extra

Pausas

Algunos convenios consideran “tiempo de trabajo” la pausa de 15 min para café (electricidad, fontanería). Otros no. Consulta tu convenio sectorial.

Si la pausa es paga (cuenta como trabajo), no hace falta registrarla por separado. Si no es paga, sí — para que se vea que de las 9 a las 17 con 30 min de comida son 7,5 h trabajadas, no 8.

Horas extra

Cualquier exceso sobre la jornada pactada en contrato es hora extra. Tienes que pagarla con recargo (mínimo 75 % del valor de la hora ordinaria, según convenio) o compensar con descanso.

El registro horario es donde la Inspección ve si tus empleados hacen 50 h/semana y tú las pagas como 40. Si pillan eso, multa por trabajador y por mes.

Convenios sectoriales relevantes

Cada sector tiene su convenio que afina las reglas. Los relevantes para oficios:

• Construcción: convenio nacional + autonómicos. 38-40 h/semana, pluses de penosidad.
• Metal: convenio nacional + provinciales. 38-40 h.
• Industria de la madera, mármol, tejas: cada uno el suyo.
• Servicios e instalaciones eléctricas: convenio del metal aplica en muchos casos.

Si tu actividad cae bajo “metal” o “construcción”, el convenio te define la jornada máxima, las pausas, los pluses y las horas extra. Lee el tuyo o que tu gestor te lo resuma.

Errores comunes

1. Hoja Excel sin trazabilidad. La Inspección sospecha y te pide pruebas adicionales.
2. Registros con horas redondas a final de mes. Dato falso. Si todos los días son 9:00-17:00 exactos, no es creíble.
3. No registrar el desplazamiento. Si tu oficial sale a las 7:30 a por una urgencia, ese tiempo cuenta. Si lo registras desde “llegada a obra a las 8:00”, no cumples.
4. Pausas no documentadas según convenio.
5. No conservar 4 años. Hacienda y Trabajo cruzan información. Si pierdes los registros, problemas.

Cómo lo resuelve Plenia

Plenia incluye fichaje obligatorio para empleados (RD 8/2019):

• El oficial pulsa “Iniciar jornada” desde su móvil al empezar (con o sin GPS, según tu config).
• Registra automáticamente fecha, hora, ubicación si lo activan.
• Pulsa “Pausa” si hace una pausa larga.
• Pulsa “Fin jornada” al terminar.
• Imposible modificar a posteriori sin trazabilidad (cualquier edición queda registrada con razón).

A final del mes o trimestre:

• Plenia genera el CSV legal con el formato que pide la Inspección de Trabajo: trabajador, fecha, hora inicio, hora fin, pausas, horas totales.
• Si te visita Inspección, exportas el CSV en 1 click y se lo entregas.
• Conservación 4 años cifrada en BD UE.

En resumen

• RD 8/2019 obliga a registrar jornada diaria de todos los empleados por cuenta ajena.
• Aplica desde el primer empleado, sin importar tamaño.
• Sanciones de 60 € a 187.515 € según gravedad.
• Métodos: papel (engorroso), Excel (sospechoso), app con timestamp (lo correcto).
• Conservar registros 4 años accesibles a Inspección.
• Las horas extra y los desplazamientos cuentan.

Para entender qué cuesta tener empleados en términos de cuota, tramos cuota autónomos 2026. Y si vas a contratar a tu primer oficial, mírate el alta de autónomo paso a paso primero.